Správa osobních údajů

1. Jaké jsou účely zpracování Vašich osobních údajů a právní základ pro jejich zpracování?

Účelem zpracování Vašich osobních údajů je výběr vázaného zástupce či zaměstnance (dále jen „zaměstnanec“) pro společnost v rámci uskupení OK HOLDING uvedenou na internetových stránkách www.kariera.okholding.cz k uspokojení Vaší potřeby nalézt vhodnou zaměstnaneckou příležitost
u společnosti, na jejíž poptávku jste reagoval, případně další společnosti v rámci OK HOLDING.
Jedná se zejména o:

  • zpracování vytvářející na straně společnosti podmínky pro Váš možný nástup do zaměstnaneckého vztahu (pracovní příležitost v návaznosti na posouzení Vaší pracovní nabídky)
  • zpracování vytvářející na Vaší straně jako uchazeče možnost vstoupit do zaměstnaneckého vztahu (informování Vás o pracovních příležitostech, jednání mezi Vámi a potenciálním zaměstnavatelem
    o podmínkách smlouvy apod.)

Zpracováním osobních údajů s cílem co nejvíce přiblížit nabídku Vašim potřebám se tedy rozumí zejména:

  • sdílení údajů v rámci uskupení OK HOLDING
  • projednávání s manažery členů uskupení OK HOLDING, HR útvary a specialisty
  • analýzy a segmentace údajů
  • uschovávání a selektování údajů
  • oslovování uchazečů (e-maily, korespondenčně, telefonicky nebo osobně) s žádostí o různé formy součinnosti v rámci procesu výběru nebo s nabídkou zaměstnání u zaměstnavatelského subjektu v rámci uskupení OK HOLDING

Zpracování osobních údajů při výkonu agendy výběru zaměstnanců iniciované uchazečem tím, že poskytne osobní údaje, je prováděno v souladu s oprávněným zájmem zpracovatele vyplývajícím z účelu zpracování,
k němuž byly údaje poskytnuty; pouze prodloužení období zpracování, a to na období 5 let, od ukončení výběru nebo od předchozího souhlasu s dalším zpracováním, je vázáno na poskytnutí souhlasu.

Osobní údaje jsou využívány k tomu, aby bylo možné co nejlépe poznat Vaše potřeby ve vztahu k potřebám potenciálního zaměstnavatele a bylo možné nabídnout Vám vhodné řešení ve formě pracovního zařazení
u některého z členů uskupení OK HOLDING. Osobní údaje jsou využity především pro možnost Vašeho zaměstnání u člena uskupení OK HOLDING, u něhož jste se ucházel o zaměstnání, společné zpracování agendy výběru v rámci uskupení OK HOLDING však podmiňuje případné zařazení uchazeče i do jednání
o zařazení na další vhodné pracovní pozice.

Dále můžete být jako uchazeč zejména:

  • vyzván k absolvování procedury osobnostní diagnostiky nebo účasti na výběrovém řízení
  • informován, že jste nebyl vybrán na poptávanou pozici
  • informován o možnosti ucházet se o alternativní pracovní zařazení u některého člena
    uskupení OK HOLDING
  • informován o pravděpodobném možném nástupu do společnosti v rámci uskupení OK HOLDING
    a o zahájení další fáze jednání o pracovním zařazení (uchazeči budou doručeny nové informace
    a dotazy adekvátní této další fázi výběru)
  • oslovování uchazečů (e-maily, korespondenčně, telefonicky nebo osobně) s žádostí o různé formy součinnosti v rámci procesu výběru nebo s nabídkou zaměstnání u zaměstnavatelského subjektu v rámci uskupení OK HOLDING

2. Jaké osobní údaje používáme?

Zejména osobní údaje, které jsou pro výše uvedený účel zpracování nezbytné. Jedná se zejména o:

  • údaje, které dle svého uvážení uvedete do svého profesního životopisu, adresovaného některému subjektu na jeho výzvu (informaci o poptávané pozici) a související kontaktní údaje, jež jsou zároveň dotazovány
  • identifikační údaje (např. jméno, příjmení a datum narození)
  • kontaktní údaje (např. adresa, telefonní číslo, e-mail)
  • profesní historie
  • fotografie (pokud ji uchazeč připojí k profesnímu životopisu)
  • údaje vznikající jako výstupy z osobnostní diagnostiky nebo výstupy z hodnocení ve výběrovém řízení, pokud budete pozvání k účasti na těchto procedurách

3. Z jakých zdrojů tyto informace pocházejí?

Údaje jsou poskytnuty Vámi nebo z veřejných zdrojů (např. veřejné rejstříky) nebo pocházejí z Vámi předem schválených zdrojů (např. reference od předchozích zaměstnavatelů).

4. Které společnosti budou zpracovávat osobní údaje v souladu s tímto dokumentem a komu případně udělujete souhlas k dalšímu zpracovávání údajů?

Společnosti v rámci uskupení OK HOLDING mohou zpracovávat osobní údaje v souladu s tímto dokumentem z titulu oprávněného zájmu (důvodu) k účelu, k němuž byly poskytnuty a dále tyto společnosti budou v případě Vašeho souhlasu zpracovávat osobní údaje v tomto dokumentu uvedeným způsobem a k uvedenému účelu, s různou intenzitou, i po prodloužení období maximálně 5 let po ukončení výběrového řízení nebo od Vašeho předchozího souhlasu.

Všechny společnosti uvedené na adrese www.okholding.cz ke dni poskytnutí Vašich osobních údajů vystupují jako společní správci Vašich osobních údajů zpracovávaných v souladu s tímto dokumentem.

5. Kdo může Vaše osobní údaje zpracovávat a jak jsou osobní údaje zpracovávány?

Proces výběru zaměstnanců v rámci uskupení OK HOLDING je zajištován na základě smluv obsahujících nebo doprovázených ujednáními o zpracování osobních údajů mezi společnostmi v rámci uskupení
OK HOLDING, proto informace poskytnuté jedné z uvedených společností jsou sdíleny a zpracovávány společně a jednotlivé subjekty uskupení vystupují v roli společného správce. Výběr pro společnosti v rámci uskupení OK HOLDING společně zajišťuje OK HOLDING a.s. Proto Vám může být při výběru nabízena
k posouzení i jiná příležitost k jednání o zaměstnaneckém vztahu než ta, na níž jste reagoval, a to i u dalších členů v rámci uskupení OK HOLDING.

Zákonná úprava ochrany osobních údajů dává jejich správci možnost pověřit zpracováním zpracovatele
(i externího – mimo členy uskupení OK HOLDING). Zpracovatelem osobních údajů je každá fyzická
nebo právnická osoba, která na základě právního předpisu nebo pověření správcem zpracovává osobní údaje. Použije-li tento postup při zpracování Vašich osobních údajů člen uskupení OK HOLDING, stává se tak pouze za předpokladu, že jsou standardy ochrany osobních údajů u konkrétního zpracovatele smluvně garantovány minimálně na stejné úrovni jako v rámci uskupení OK HOLDING, a že takový zpracovatel splňuje právními předpisy stanovené podmínky.

Popis procesu výběru zaměstnance:

V rámci procesu výběru zaměstnance OK HOLDING a.s. zobrazuje na svých internetových
stránkách či na stránkách v rámci uskupení OK HOLDING či portálu externího zpracovatele poptávanou pracovní pozici pro vlastní potřebu nebo pro potřebu dalšího člena v uskupení OK HOLDING. Uchazeč
o zaměstnání vstoupí prostřednictvím tohoto portálu na internetovou stránku, jejímž prostřednictvím může zadat své kontaktní údaje a vložit svůj profesní životopis. Pokud uchazeč, vloží své kontaktní údaje a profesní životopis, bude vše doručeno personálnímu manažerovi OK HOLDING a.s.

V případě, že uchazeč následně požádá o ukončení dalšího zpracování pro pominutí jeho zájmu na vyhledání zaměstnanecké příležitosti, bude zpracování ukončeno. Pokud uchazeč neudělí souhlas se zpracováním osobních údajů po období dalších 5 let po ukončení výběrového řízení nebo od předchozího souhlasu
nebo pokud souhlas odvolá.

6. Po jakou dobu budou Vaše osobní údaje uloženy?

Osobní údaje zpracovávané dle výše uvedeného jsou uchovávány po dobu výběrového řízení a dále v případě Vašeho souhlasu s dalším zpracováním po dobu maximálně 5 let od ukončení výběrového řízení
nebo od předchozího souhlasu, to vše, pokud souhlas neodvoláte nebo neoznámíte, že nemáte zájem
na dalším zpracování (již v průběhu původního výběru).

Po ukončení výběru nebo po uplynutí uvedené lhůty 5 let nebo v důsledku Vašeho odvolání souhlasu
se zpracováním osobních údajů, případně po oznámení, že na dalším zpracování (výběru) nemáte zájem (čímž pomine i oprávněný důvod ke zpracování na straně členů uskupení OK HOLDING), bude další zpracování Vašich osobních údajů ukončeno.

7. Jaká máte práva při zpracování Vašich osobních údajů?

Pokud jde o Vaše osobní údaje, máte následující práva:

  • právo na přístup – můžete OK HOLDING a.s. a kterýkoliv subjekt uskupení OK HOLDING
    požádat o přístup k osobním údajům, které se Vás týkají / o Vás zpracováváme
  • právo na opravu – můžete uskupení OK HOLDING a.s. a kterýkoliv subjekt uskupení OK HOLDING požádat o opravu nepřesných nebo nekompletních osobních údajů, které se Vás týkají
  • právo na výmaz – můžete OK HOLDING a.s. a kterýkoliv subjekt uskupení OK HOLDING,
    aby vymazala Vaše osobní údaje, pokud dojde k některé z následujících situací:
    • osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány
    • odvolal jste souhlas, na jehož základě byly Vaše osobní údaje zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro jejich zpracování
    • vznesl jste námitku proti tomu být předmětem rozhodování založeného na automatizovaném zpracování Vašich osobních údajů a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro jejich takovéto zpracování nebo jste vznesl námitky proti zpracování Vašich osobních údajů,
      přičemž v současné době nástroje automatizovaného zpracování nejsou využívány
    • Vaše osobní údaje byly zpracovány protiprávně
    • Vaše osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Unie
      nebo členského státu, které se na správce vztahuje
  • právo na omezení zpracování – můžete OK HOLDING a.s. a kteréhokoliv člena uskupení
    OK HOLDING, aby omezil zpracování Vašich osobních údajů, pokud dojde k některé z následujících situací:
    • popřel jste přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby OK HOLDING a.s.
      a kterýkoliv člen uskupení OK HOLDING mohl přesnost osobních údajů ověřit
    • zpracování Vašich osobních údajů je protiprávní, ale odmítáte výmaz těchto údajů a místo toho žádáte o omezení jejich použití
    • OK HOLDING a.s. a kterýkoliv člen uskupení OK HOLDING již osobní údaje nepotřebuje
      pro účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků
    • vznesl jste námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, dokud nebude ověřeno,
      zda oprávněné důvody OK HOLDING a.s. a kteréhokoliv subjektu uskupení OK HOLDING převažují nad Vašimi oprávněnými důvody
  • právo na přenositelnost údajů – máte právo získat osobní údaje, které se Vás týkají, a které jste poskytl OK HOLDING a.s. a kterémukoliv subjektu uskupení OK HOLDING ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu s tím, že tímto právem nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob
  • právo na odvolání souhlasu – máte právo Váš souhlas se zpracováním osobních údajů pro účel,
    pro který jste dal souhlas, kdykoliv odvolat
  • právo podat stížnost – máte právo podat stížnost u dozorového orgánu, kterým je Úřad na ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
  • právo vznést námitku – máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů,
    které provádíme z důvodů našich oprávněných zájmů
  • pokud uplatníte námitku, jsme povinni Vaše údaje dále pro daný účel nezpracovávat, ledaže v rámci šetření zjistíme, že máme k tomuto zpracování závažné oprávněné důvody, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků
  • právo zakázat další zpracování osobních údajů pro potřeby výběru, pokud již nemáte na dalším zpracování zájem
  • zakázat zpracování osobních údajů pro potřeby výběru můžete shodným způsobem, jaký můžete odvolat svůj souhlas s dalším zpracováním osobních údajů po období pěti let od ukončení výběru zaměstnance nebo od Vašeho přecházejícího souhlasu – dle odst. 11 tohoto dokumentu

8. Je Váš souhlas se zpracováním osobních údajů dobrovolný nebo nutný?

Udělení souhlasu se zpracováním Vašich osobních údajů v rozsahu, v jakém jste byl na souhlas dotazován, to jest na následné zpracování po dobu pěti let, je zcela dobrovolné.

9. Dochází k automatizovanému rozhodování včetně profilování?

Nedochází k plně automatizovanému rozhodování ani profilování.

10. Jak můžete souhlas se zpracováním osobních údajů odvolat?

Svůj souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů po dobu dalších pěti let po ukončení výběru, jehož výsledkem nebylo založení zaměstnaneckého vztahu nebo od Vašeho předchozího souhlasu můžete kdykoliv odvolat, na emailové adrese pdeduch@okgroup.cz nebo písemně na adrese OK HOLDING a.s., Demlova 265/12, 613 00 Brno nebo na adrese sídel členů uskupení OK HOLDING. Zpracovávání Vašich údajů v rámci uskupení OK HOLDING bude neprodleně ukončeno.